勤哲Excel服務(wù)器實現(xiàn)智能項目預算管理系統(tǒng)

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近年來，國家政策強力推進信息化進程，在促進結(jié)構(gòu)優(yōu)化、升級企業(yè)運營管理水平方面成效顯現(xiàn)。2018年，我國全面預算管理信息化建設(shè)又上新臺階，全面預算管理成功案例層出不窮，進一步彰顯了我國全面預算管理信息化產(chǎn)業(yè)的繁榮與穩(wěn)定。業(yè)界專家分析認為，預算管理實施信息化具有重要價值。包括能實現(xiàn)戰(zhàn)略、計劃與經(jīng)營活動的高度統(tǒng)一；有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本；實現(xiàn)企業(yè)資金流的良性循環(huán)。同時，信息化還能提高企業(yè)風險防范和戰(zhàn)略管理能力、優(yōu)化資源配置，增強企業(yè)的市場應變能力、營業(yè)收入等等。

不過，目前我國項目預算管理在進行信息化過程中還存在諸多問題。比如，企業(yè)進行項目預算管理時不能按嚴格流程編制企業(yè)預算，戰(zhàn)略目標無法細化分解到各業(yè)務(wù)線；預算信息溝通不暢，預算的編制、調(diào)整和分析工與實際業(yè)務(wù)脫節(jié)；預算嚴肅性得不到保障，未實現(xiàn)事中控制。還有操作層面員工的預算意識不強，計算機應用水平較低；項目時間短，基礎(chǔ)設(shè)置和數(shù)據(jù)錄入工作量大等。如何有效解決項目預算管理在進行信息化過程中遇到的難題？

有專家表示，企業(yè)除了要立足自我，制定符合實際的全面預算管理原則，還要采取科學、合理的方法和手段，推進項目預算管理信息化進程。利用專業(yè)的信息化管理工具——勤哲Excel服務(wù)器軟件其實就是不錯的選擇。日前，京城環(huán)保股份有限公司就像大眾展示了其利用勤哲Excel服務(wù)器軟件所指定的工程項目預算管理系統(tǒng)流程。據(jù)介紹，京城環(huán)保股份有限公司是一個致力于環(huán)保固廢、污水、資源化綜合利用等領(lǐng)域的設(shè)計開發(fā)、生產(chǎn)制造、工程總包及提供運營服務(wù)的“中國環(huán)保產(chǎn)業(yè)骨干企業(yè)”。在工業(yè)危險廢物、大型醫(yī)療廢物、城市生活垃圾等方面形成了獨特的核心技術(shù)，創(chuàng)造了多項國內(nèi)“第一”。公司承建的項目內(nèi)容包含土建、設(shè)備采購、設(shè)備安裝、技術(shù)服務(wù)等，項目分布在全國各地。

京城環(huán)保股份有限公司負責人說道，公司由于項目大小不同，項目實施和建設(shè)周期不同，在建設(shè)過程中，很多項目需要經(jīng)常修改設(shè)計方案，為管理好各個項目的預算，公司希望有一套信息化管理系統(tǒng)來管理項目的預算，能追蹤項目預算的支出情況，隨時了解項目預算的概況，并實現(xiàn)對不同版本的預算分析、項目的效益情況。結(jié)合這幾個要求，公司考察了幾個軟件供應商的方案后，最終選擇了勤哲Excel服務(wù)器開發(fā)平臺進行自己開發(fā)。

根據(jù)京城環(huán)保股份有限公司負責人介紹，勤哲Excel服務(wù)器軟件可根據(jù)公司的項目預算管理制度和實際的管理要求，經(jīng)過和各個業(yè)務(wù)部門充分溝通后，按照預算執(zhí)行的流程，將預算管理系統(tǒng)的分成6個主要的模塊：項目基本信息登記模塊，項目預算申報和審批發(fā)布模塊，項目預算調(diào)整申請、審批模塊，項目預算調(diào)整申請、審批模塊，項目預算使用登記模塊，預算支出審核模塊，項目預算分析模塊。這六個模塊體現(xiàn)預算在項目執(zhí)行過程中的事前計劃，事中控制，和事后分析的作用，讓預算在項目建設(shè)過程中起到綱領(lǐng)性的作用。

圖1 ：預算控制流程圖

圖2 ：軟件功能構(gòu)架圖

四、各個模塊主要功能簡述和基本設(shè)計思路

1、 項目基本信息登記

這個模塊主要是各個部門根據(jù)銷售合同，填報項目的基本信息，其中有三個關(guān)鍵字段，項目編號，項目名稱和承建部門是非常重要的信息，一般這個登記表被審核發(fā)布后，就不能隨意修改了。另外還有一些為了軟件功能需要設(shè)置的隱藏字段，例如項目預算當前最新的版本號，各類預算的填報標志等。

圖3 ：軟件總體界面

圖4 ：項目基本信息登記表

2、 項目預算申報和審批發(fā)布

項目基本信息登記完成后，由審計部確認后發(fā)布。項目信息發(fā)布以后，各事業(yè)部的預算員就可以在這個模塊里填報預算了。根據(jù)我公司對預算管理的要求，將預算分成6大類，設(shè)備采購預算，外包服務(wù)采購預算，技術(shù)服務(wù)外包預算，項目綜合管理費用預算，稅金及附加費用預算和項目收入預算。這六大類預算分別由六個不同的模板來完成，其中綜合管理費用包含的明細科目非常多，由人員工資，分攤的設(shè)備折舊，分攤的水電費，差旅費，交通費、會議費、制造費等等幾十種，并且由于財務(wù)報表管理上的要求，需要將管理費用預算、稅金及附加預算和收入預算要將每一種費用預算拆分成四個類別：設(shè)備采購、土建、設(shè)備安裝和技術(shù)服務(wù)，這三類預算如果用一般的重復數(shù)據(jù)項來設(shè)計的話，會有100多項預算數(shù)據(jù)，將來做數(shù)據(jù)分析的時候，提數(shù)公式將會超過數(shù)百個，所以這個模板我們用二維表交叉表來設(shè)計，很方便的解決了字段多，提數(shù)麻煩的問題。另外為了防止一個項目同一類預算被多次填報的問題，在項目基本信息登記表中設(shè)置了隱藏的填報標志，如果該類別的預算已經(jīng)填報，則不需再次填報了。填報的預算數(shù)據(jù)，提交經(jīng)過審核后，由審計部發(fā)布，發(fā)布的預算數(shù)據(jù)將被用于后續(xù)的預算控制，同時，預算數(shù)據(jù)被鎖定。

圖5 ：交叉表

3、 項目預算調(diào)整申請、審批

由于種種原因，項目經(jīng)常需要調(diào)整預算，所以按照對應的6類預算，做了6類預算調(diào)整單。預算調(diào)整單上有版本標志，作為后續(xù)的預算版本分析使用。預算調(diào)整單經(jīng)過審批同意后發(fā)布，該數(shù)據(jù)就可以作為后續(xù)預算控制的數(shù)據(jù)了。

4、 項目預算使用登記

我公司所有項目的預算支出都要有OA審批的合同作為必要的依據(jù)，所以我們在OA系統(tǒng)和預算管理系統(tǒng)之間做了一個接口，將項目的預算信息同步到OA系統(tǒng)中，在OA中發(fā)起合同審批流程時，必須在審批單上選擇項目預算的基本信息。當OA流程到達蓋章環(huán)節(jié)，由公章管理員將合同登記的基本信息錄入預算管理系統(tǒng)，其中就有項目預算項的支出情況，同時生成合同管理臺帳。

圖6 ：合同登記

5、 預算支出審核

項目預算支出時的審核工作，按照我們公司的管理制度是由財務(wù)部控制的，財務(wù)部的財務(wù)人員在合同審批流程中有一步是預算審核，就是要確認項目的預算項是否還有預算額，為此我們給財務(wù)人員做了一個模板，財務(wù)人員可以查詢自己主管的事業(yè)部的項目預算剩余情況，為了保密起見，財務(wù)人員只能查詢他主管部門的項目預算，并且只能單項查詢，只能看到預算余額情況，看不到預算額。

圖7 ：角色權(quán)限設(shè)計

6、 項目預算分析

這個模塊由多張報表模塊構(gòu)成，分別提供給不同的部門和不同的領(lǐng)導查閱預算的執(zhí)行情況。例如項目預算效益分析，預算版本分析，預算調(diào)整情況分析，預算執(zhí)行情況分析，項目管理費用分析，等等。可以根據(jù)需求，隨時添加不同的分析報表。

圖8 ：預算分析

圖9 ：交叉表提數(shù)公式

五、總結(jié)

京城環(huán)保股份有限公司負責人表示，勤哲Excel服務(wù)器開發(fā)平臺，功能強大，好學易懂，真正可以做到懂業(yè)務(wù)就可以開發(fā)信息化管理系統(tǒng)的要求，特別適合個性化需求比較多信息化管理項目，特別是勤哲官網(wǎng)提供下載的視頻教程非常給力，配以免費下載試用的這種銷售模式，讓用戶充分了解產(chǎn)品特點，再決定是否合適購買，打掉了用戶的顧慮，這種營銷模式是基于公司對產(chǎn)品充分自信的基礎(chǔ)上的。目前，京城環(huán)保股份有限公司利用勤哲Excel服務(wù)器所打造的項目管理系統(tǒng)已正式完成。

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